Kiedy przygotowujesz CV, które chcesz wysłać potencjalnemu pracodawcy mailem musisz koniecznie wziąć pod uwagę kilka kwestii.

1. W jakim formacie je wysłać?
2. Jak je sformatować?
3. Jakie zdjęcie dołączyć?
4. Jakie dodatkowe dokumenty wysłać?
5. Co napisać w treści wiadomości e-mail?

Format wysłanego CV…

… może się wydawać rzeczą błahą, problemem drugorzędnym, ale czy rzeczywiście tak jest? Bynajmniej! Możesz wysłać swoje CV w formacie MS Word (*.doc), ale jeśli się okaże, że osoba otwierająca wysłane przez Ciebie CV nie ma tego programu zainstalowanego na swoim komputerze, a korzysta na przykład z jego darmowego odpowiednika (np. Open Office) i Twoje CV nie wyświetla się u niej poprawnie, lub – co gorsza – jest całkowicie nieczytelne? Jak widać sporo ryzykujesz!
Możesz też skorzystać z darmowej Proszę się zalogować aby zobaczyć tę zawartość.. Instaluje się ona w systemie. Swoje CV możesz napisać w dowolnym programie, a kiedy wybierzesz opcję drukowania dokumentu, będziesz miał możliwość wydrukowania dokumentu na zainstalowanej, wirtualnej drukarce. Czynność ta spowoduje, że Twój dokument zostanie skonwertowany do formatu Proszę się zalogować aby zobaczyć tę zawartość. i zapisany na twardym dysku Twojego komputera. Tak przygotowany dokument możesz wysłać w odpowiedzi na ogłoszenie o pracy.
Nie ominiesz tym jednak wszystkich problemów. Co wtedy, gdy na komputerze, na którym ktoś odbierze Twoje CV nie ma programu do odczytu plików Proszę się zalogować aby zobaczyć tę zawartość.? W treści maila, w którym wysyłasz jako załącznik swoje CV nadmień (najlepiej w stopce) w jakim programie napisałeś CV i czym je otworzyć. Wystarczy prosty komunikat, na przykład:

„Dokumenty wysłane jako załączniki tej wiadomości e-mail zostały zapisane w formacie PDF. Do ich odczytania niezbędny jest darmowy program Adobe Reader, lub Foxit Reader. Jeżeli będziecie mieli Państwo jakieś problemy z otwarciem załączników proszę o informację zwrotną, w jakim formacie najlepiej wysłać do Państwa dokumenty.”

To naprawdę nic nie kosztuje, a z całą pewnością będzie znakiem Twojego profesjonalnego podejścia do mogącej realnie zaistnieć sytuacji.

Jednak najskuteczniejszym rozwiązaniem tego problemu jest posiadanie własnej strony internetowej wykonanej w formacie wizytówki zawodowej. Taką stronę możesz zamówić za pośrednictwem Proszę się zalogować aby zobaczyć tę zawartość..

Jak sformatować CV?

To również bardzo ważna kwestia. To jak Twój monitor wyświetla tekst jest uzależnione od wielu czynników, między innymi od rozdzielczości. Przygotowywany przez Ciebie dokument może nie prezentować się zbyt okazale, gdy otworzy go adresat. Warto zatem pamiętać o kilku uniwersalnych radach. Po pierwsze: nie pisz czcionką większą niż 14, i nie mniejszą niż 10. Skąd taka rozbieżność? Dokumenty pisane takimi rozmiarami czcionek dobrze czyta się zarówno na ekranie komputera, jak i w formie drukowanej. Jednocześnie możesz chcieć pewne fragmenty wyróżnić, możesz to uczynić właśnie większą czcionką, bądź pisząc czcionką „pogrubioną”. Nie bój się tego. Podobnie, jak w słowie mówionym, tak w pisanym trzeba na pewne rzeczy kłaść większy nacisk. Niedozwolone jest jednak: pisanie DUŻĄ CZCIONKĄ (to jest dopuszczalne tylko w nagłówkach, bądź nazwach firm), lub podkreślanie tekstu (jest to zarezerwowane dla hiperłączy, czyli adresów stron internetowych, bądź e-mail).

Kiedy już przygotujesz odpowiednie CV zadbaj o jego odpowiednią nazwę. Jeśli będzie to tylko CV.pdf, to potencjalny pracodawca, który je zapisze będzie miał później niemały problem, aby odnaleźć je w gąszczu innych aplikacji. Nadaj stworzonemu dokumentowi na przykład nazwę: CV – Jan Kowalski – Przedstawiciel Handlowy.pdf. Nazwa długa, ale widoczna, a nawet rzucająca się w oczy w gąszczu innych dokumentów.

Jeżeli wysyłasz zdjęcie – zamieść je w tworzonym dokumencie, a nie jako osobny plik załącznika i koniecznie zadbaj, by nie miało ono zbyt dużych rozmiarów. Długo otwierające CV może nawet doprowadzić do zablokowania komputera! Myślisz, że osoba, której zablokował się komputer i musiała go restartować po kliknięciu na Twój załącznik zaryzykuje jego ponowne otwieranie?

Jakie zdjęcie dołączyć do CV?

Zatrważające jest to, że w dalszym ciągu wiele osób nie podchodzi do tego zagadnienia wystarczająco profesjonalnie. Wysyłają one zdjęcia z wakacji, w gronie znajomych, przy komputerze w poprzedniej pracy, u kosmetyczki, na solarium, z dzieckiem, z mężem … itp. To ogromny błąd! Co prawda szacuje się, że dołączone do aplikacji zdjęcie nie ma zbyt wielkiego wpływu na ostateczną decyzję pracodawcy, ale nie wiadomo na ile te szacunki są zgodne z prawdą. Być może nie chcą odwieźć nieprofesjonalnych kandydatów od tego zgubnego nawyku ponieważ takie „śliczne” zdjęcia pozwalają im na chwilę oderwać się od przeglądania CV, czy wysłać je jako „memo” do współpracowników. Nie wiem i nie chcę wiedzieć, ale jestem pewien, że profesjonalnie skonstruowane CV opatrzone odpowiednim zdjęciem kandydata, znacznie zwiększa szanse na zaproszenie do osobistego spotkania z osobą rekrutującą na dane stanowisko. Najlepiej zatem będzie dołączyć zdjęcie zbliżone do legitymacyjnego (od piersi w górę), tak aby wyraźnie widoczna była twarz. Poza tym wysłane zdjęcie musi być aktualne, zdjęcie sprzed kilku lat (zrobione wtedy, gdy jeszcze byłam „młodsza”, czy „szczuplejsza”) nie będzie mile widziane, a zaskoczenie na Twój widok, gdy stawisz się na rozmowie rekrutacyjnej może być wyjątkowo niezręczne.

Jakie jeszcze dokumenty oprócz CV należy wysłać?

Wiele zależy od ogłoszenia. Jeżeli potencjalny pracodawca życzy sobie otrzymać CV i List Motywacyjny, należy takowe wysłać. Jeżeli chce otrzymać wyłącznie CV, jako swoisty List Motywacyjny można potraktować wiadomość e-mail. Nie ma natomiast potrzeby wysyłania dodatkowych dokumentów tj. świadectwa szkolne, świadectwa pracy, dyplomy, czy certyfikaty. O dostarczenie tych dokumentów najprawdopodobniej zostaniesz poproszony podczas rozmowy kwalifikacyjnej, lub gdy zostaniesz na nią zaproszony. Dołączanie ich do wysyłanej wiadomości może sprawić, że bez otwierania (lub nawet ściągania jej z serwera) zostanie on pominięty w procesie rekrutacyjnym.

Nie wysyłaj pustego maila z załącznikami.

To prawda, że najważniejsze informacje są w załącznikach, ale wysłanie pustego maila (do tego jeszcze bez tematu, lub z tematem zbyt lakonicznym) jest nie na miejscu. W temacie maila wpisz nazwę stanowiska, o które się ubiegasz i numer referencyjny (jeżeli został podany). Nie ma potrzeby wpisywania tutaj swojego imienia i nazwiska, ponieważ będzie ono umieszczone w informacji, od kogo pochodzi wiadomość*.

A co umieścić w treści maila?

Jeżeli pracodawca nie zażyczył sobie przesłania mu Listu Motywacyjnego, możesz w treści maila, krótko opisać, dlaczego zdecydowałeś się odpowiedzieć właśnie na tą ofertę pracy. Z reguły jednak wystarczy krótka informacja na przykład tej treści:

„W odpowiedzi na Państwa ofertę (nr ref DW 22567) zamieszczoną w portalu www.xxxx.pl przesyłam w załączeniu swoje CV oraz list motywacyjny.
Mam nadzieję, że moja aplikacja spotka się z Państwa zainteresowaniem.

Z poważaniem,

Tomasz Barański”.

___

Proszę się zalogować aby zobaczyć tę zawartość..